2.2 Redactionele procedures
Het redactioneel beheer van be.brussels omvat een aantal procedures om de kwaliteit, de coherentie en de relevantie van de content te garanderen.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de redactionele procedure in 2 verschillende fasen:
BUILD: samenstellen van een thematische familie
RUN: creëren van nieuwe content/wijzigen van bestaande content
A. Procedure voor het samenstellen van een thematische familie
Bij de start van de samenstelling van een familie organiseert de Project Manager (PM) van de thematische familie een startvergadering met de betrokken overheidsinstellingen. Het doel is de verschillende fasen van de samenstelling van de familie, de verschillende redactionele rollen (zie rubriek Rollen en verantwoordelijkheden), de planning en de verwachte bijdragen (opnieuw) uit te leggen.
Dit zijn de verschillende fasen van de samenstelling van de familie:
Fase van de analyse van de behoeften
Fase van de uitwerking van de architectuur van de familie
Fase van de onboarding van de rollen binnen de overheidsinstellingen
Fase van de integratie van de content op de thematische website
1) Fase van de analyse van de behoeften
1.1) Belangrijkste stappen en bijdrage van de overheidsinstellingen
Stap | Actie | Bijdrage overheidsinstellingen |
|---|---|---|
Voorafgaande analyse | Analyse van de websites met betrekking tot de thematische familie | Er wordt voor deze fase niets verwacht van de overheidsinstellingen |
Verzameling van de gegevens | Vragenlijst voor een analyse van de behoeften | De vragenlijst invullen met de volgende informatie:
|
Diepgaande gesprekken | Deelnemen aan een vergadering om dieper in te gaan op de gedeelde punten in het kader van | |
Creatie en planning van de backlog | Prioritering van de aanvragen | Er wordt voor deze fase niets verwacht van de overheidsinstellingen |
Presentatie van de backlog | Deelnemen aan de vergadering voor de presentatie van de geprioriteerde backlog |
2) Fase van de uitwerking van de architectuur van de familie
2.1) Belangrijkste stappen en bijdrage van de overheidsinstellingen
Stap | Actie | Bijdrage overheidsinstellingen |
|---|---|---|
Macrostructuur | Startvergadering | Deelnemen aan de vergadering |
Verzameling van de taken/subtaken |
| |
Bepaling van het panel | De aanpak voor de segmenten van het panel valideren | |
Card sorting | Er wordt voor deze fase niets verwacht van de overheidsinstellingen | |
Treejack | De 'use cases' voor de treejacktesten evalueren | |
Validatie van de macrostructuur | Deelnemen en bijdragen aan de workshop(s) voor de presentatie van de macrostructuur | |
Microstructuur | Rationalisering van de bestaande content |
|
Mapping van de content in de macrostructuur | De voorgestelde mapping voor de te behouden pagina's evalueren en valideren | |
Uitwerking van de microstructuur/kerntaak |
| |
Validatie van de microstructuur/kerntaak | De microstructuur die is verkregen na de workshop evalueren en valideren |
2.2) Methodologie voor de rationalisering van de content
Om efficiënter te werk te gaan bij de mapping van de content in de nieuwe architectuur, verdient het de voorkeur om de bestaande pagina's op de websites van de overheidsinstellingen te rationaliseren en 'op te schonen' voordat wordt begonnen met de mappingoefening. Een procedure voor het 'opschonen' van de content volgens rationele criteria is de beste manier om te werk te gaan.
Hieronder vind je de rationaliseringstabel met de criteria die zijn gebruikt voor de rationalisering:
Publicatiedatum | Laatste bezoeken | Macrostructuur be.brussels | Strategische doelstellingen | Wettelijke verplichting | Te behouden? |
|---|---|---|---|---|---|
Is de content minder dan 6 maanden geleden gepubliceerd? | Is de content de afgelopen 6 maanden bezocht? | Heeft de content een logische plaats in de gedefinieerde macrostructuur? | Beantwoordt de content aan een strategische doelstelling van de overheidsinstelling? | Voldoet de content aan een wettelijke verplichting voor de overheidsinstelling? | Moet deze content behouden blijven op basis van de antwoorden op de criteria? |
Nee | Nee | Nee | Nee | Nee | Nee |
Nee | Ja | Nee | Nee | Nee | Ja |
Ja | Nee | Nee | Nee | Nee | Ja |
Ja | Ja | Ja | Nee | Nee | Ja |
Ja | Ja | Nee | Ja | Nee | Ja |
Ja | Ja | Nee | Nee | Ja | Ja |
3) Fase van de onboarding van de rollen binnen de overheidsinstellingen
Het doel van deze fase is de verschillende rollen binnen de overheidsinstellingen op te leiden in de redactionele regels en de governance die moeten worden nageleefd voor de website be.brussels en hen te leren hoe ze de CMS-tool moeten gebruiken om zelfstandig content te beheren.
Na deze onboardingfase krijgen de Publishers toegang tot het CMS zodat ze kunnen beginnen met het beheren van de content voor hun overheidsinstelling.
3.1) Opleidingen voor de overheidsinstellingen
Er zijn 2 opleidingen gepland in het kader van deze onboardingfase:
Redactionele en governanceopleiding | Praktische CMS-opleiding |
|---|---|
Doelstelling: Je vertrouwd maken met de website be.brussels aan de hand van:
De opleiding zorgt voor de coherentie, de kwaliteit en de afstemming op de gewestelijke redactionele richtlijnen. | Doelstelling: Je wegwijs maken in de CMS-tool (content management system) die wordt gebruikt om de content van de website be.brussels te beheren.
|
Vaardigheden die worden ontwikkeld:
| Vaardigheden die worden ontwikkeld:
|
Betrokken rollen binnen je overheidsinstelling:
| Betrokken rollen binnen je overheidsinstelling:
|
4) Fase van de integratie van de content op de thematische website
Tijdens de fase van de integratie van de content wordt de geplande content voor de thematische website be.brussels gecreëerd of herwerkt en vervolgens op de website geïntegreerd. Deze fase verloopt in sprints (1 sprint = 3 weken) EN per familie.
4.1) Belangrijkste stappen en bijdrage van de overheidsinstellingen
Stap | Actie | Bijdrage overheidsinstellingen |
|---|---|---|
Vóór een sprint | Analyse van de content | De beschikbaarheid bevestigen van de resources aan de kant van de overheidsinstelling om aan de content te werken |
Planning van de content | De planning intern delen met de resources om de levering te garanderen | |
Tijdens een sprint | Alle resources verzamelen en combineren die nodig zijn om de content te creëren (Content Owner) EN/OF De content schrijven en laten valideren (Content Writer) EN/OF De content integreren in het CMS, de definitieve pagina's laten valideren en publiceren (Publisher) | De rollen van Content Owner, Content Writer et Publisher worden uitgevoerd door mensen binnen de overheidsinstellingen. Opmerking: een speciaal geval is het geval van transversale content waarbij verschillende overheidsinstellingen betrokken zijn, in welk geval de Content Writer en de Publisher worden geleverd door het GWS-competentiecentrum. |
4.2) Vergaderingen
Tijdens elke sprint worden twee wekelijkse vergaderingen per familie, de "Weekly Stand Up" (elke maandag) en de "Sprint Review" (op de laatste vrijdag van de sprint) genoemd, gehouden met de Editorial Specialist, de Content Writer en de Publisher van de betrokken overheidsinstellingen. Het doel is:
de voortgang van de samenstelling van de familie (creatie, validatie en integratie van de content in het CMS).
op te volgen en de status van de lopende JIRA-tickets te evalueren
eventuele blockers te identificeren en op te lossen
B. Procedure voor het creëren van nieuwe content/het wijzigen van bestaande content
Om ervoor te zorgen dat de content van de website be.brussels coherent is en voortdurend wordt bijgewerkt, kunnen er verschillende soorten redactionele wijzigingen worden aangebracht in Business As Usual (BAU).
Er zijn 4 verschillende soorten redactionele wijzigingen:
Bestaande content bijwerken
Nieuws creëren
Nieuwe content creëren
Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van suggesties op de themapagina's (maximaal 6 suggesties). Elke maand worden de suggesties door de Content Manager bekeken en eventueel gewijzigd op basis van de volgende factoren:
3 suggesties verwijzen naar de meest gezochte pagina's.
3 suggesties worden geselecteerd op basis van het nieuws over gezinsadministraties.
Voor elk type is het aan de overheidsinstelling om te bepalen of de te wijzigen/te creëren content specifiek is voor de instelling zelf of transversaal is voor meerdere instellingen/thematische families.
Specifieke content | Transversale content | Transversale content |
|---|---|---|
De instelling zelf zorgt voor de wijziging. Als ze hulp nodig heeft, neemt ze contact op met het redactieteam van het GWS-project via rws.info@paradigm.brussels om de aanvraag in behandeling te nemen. | De instelling neemt contact op met het redactieteam van het GWS-project zodat haar aanvraag kan worden verwerkt en meegenomen in de komende Editorial Board (zie rubriek 'RWS-vergaderingen'). | De instelling neemt contact op met het redactieteam van het GWS-project zodat haar aanvraag kan worden verwerkt en meegenomen in een Cross Editorial Board (zie rubriek 'RWS-vergaderingen'). |
Voor alle e-mails die naar rws.info@paradigm.brussels worden gestuurd, is de volgende informatie vereist:
Het type redactionele wijziging (bijwerken van bestaande content, creëren van nieuws, creëren van nieuwe content)
De betrokken overheidsinstelling
Het ingevulde briefingdocument in de 3 talen
Briefing basic page
Briefing administration page
Briefing news
De assets (afbeeldingen, video's, pictogrammen enz.)
Zodra de aanvraag is ontvangen, wordt er een redactionele analyse uitgevoerd. Daarna volgt een opvolgingsfase met de betrokken instelling(en), indien nodig met ad-hocvergaderingen, en de (Cross) Editorial Board in het geval van transversale content.
Ter herinnering, de openbare instelling kan alleen wijzigingen aanbrengen in inhoud waarvoor zij verantwoordelijk is (eigenaar van de inhoud). Als de inhoud transversaal is of niet toebehoort aan de instelling, moet het verzoek worden gestuurd naar rws.info@paradigm.brussels.
C. Escalatieprocedure
De escalatieprocedure maakt het mogelijk om een eventueel probleem en/of een kritieke situatie op te lossen in verband met de redactionele content van de website be.brussels, bijvoorbeeld:
Publicatie van vertrouwelijke of gevoelige content op de website
Conflicten tussen overheidsinstellingen/kabinetten over de publicatie van transversale content
Dringend verzoek om informatie op de website toe te voegen/te wijzigen/te verwijderen
De onderstaande escalatieprocedure moet worden geactiveerd door de Editorial Specialist van de familie (projectteam), in het geval van een transversaal probleem voor alle families.
De Editorial Specialist identificeert een meningsverschil tussen de overheidsinstellingen. Hij of zij analyseert of het onderwerp specifiek is voor een familie of niet:
Als het onderwerp specifiek is voor een familie: er wordt een mitigerend voorstel gedaan.
Als het onderwerp niet specifiek is voor een familie: het onderwerp wordt besproken tijdens een Cross Editorial Board met daarna een voorstel voor een mitigerende oplossing.
Als de mitigerende oplossing niet wordt aanvaard door de instellingen, wordt het onderwerp doorgestuurd naar de SPOC's van de voogdijkabinetten van de familie (zie 'Lijst van de voogdijkabinetten per familie').
Er wordt in overleg een beslissing genomen door het (de) voogdijkabinet(ten) die vervolgens naar de Editorial Specialist wordt gestuurd.
D. RWS-vergaderingen
Editorial Boards
Wanneer? Elke 3 weken.
Waar? Via Teams.
Wie? De Communicatieverantwoordelijken/Content Owners van de overheidsinstellingen die betrokken zijn bij het creëren/bijwerken van transversale content (voor meerdere instellingen) + het GWS-redactieteam.
Wat?
Aanvragen voor het creëren/bijwerken van transversale content bespreken en valideren.
Indien nodig aanvullende aanvragen identificeren en analyseren.
De locatie van de content op be.brussels bepalen, in het kader van het creëren van content.
De voortgang van de lopende transversale aanvragen opvolgen en de volgende stappen plannen.
Cross Editorial Boards
Wanneer? Op ad-hocbasis.
Waar? Via Teams.
Wie? De Communicatieverantwoordelijken/Content Owners van de overheidsinstellingen die betrokken zijn bij het creëren/bijwerken van transversale content (voor meerdere thematische families) + het GWS-redactieteam.
Wat?
Verzoeken tot het maken of bijwerken van inhoud die meerdere thematische families raakt beoordelen en goedkeuren.
Eventuele aanvullende behoeften op het gebied van transversale inhoud identificiëren en evalueren.
De optimale locatie van de inhoud op be.brussels, binnen de verschillende thematische families bepalen.
Volgende stappen opvolgen en plannen.
RWS Pulse Session
Wanneer? 1 keer per kwartaal.
Wie? Alle SPOC's van elke overheidsinstelling + het GWS-projectteam.
Wat?
Statistieken en andere relevante gegevens leveren over de prestaties van de website.
Best practices uitwisselen met betrekking tot bepaalde content die tijdens het kwartaal is gepubliceerd.
Inspiratie delen met benchmarks en innovatieve ideeën.
Nieuwigheden op onze website en toekomstige ontwikkelingen delen.
Terug naar de startpagina van het draaiboek via deze link