2.2 Procédures éditoriales
La gestion éditoriale de be.brussels implique plusieurs procédures pour garantir la qualité, la cohérence et la pertinence du contenu.
Il est important de distinguer la procédure éditoriale en phase de :
BUILD : construction d’une famille thématique.
RUN : création de nouveau contenu/modification de contenu existant.
A. Procédure de construction d’une famille thématique
Nos principes méthodologiques
La Stratégie Web Régionale repose sur une approche rigoureuse, centrée sur l’utilisateur, participative et responsable. Chaque décision, chaque développement, chaque évolution du dispositif numérique régional est guidé par les principes suivants :
1. Les faits avant les opinions
Nos décisions s’appuient sur des données objectives, des analyses concrètes et des indicateurs mesurables. Plutôt que de se fier à des intuitions ou à des impressions, nous privilégions les faits, les usages réels et les retours terrain pour orienter les choix stratégiques et techniques.
2. Priorité à l’utilisateur
L’utilisateur final – qu’il soit citoyen, entreprise, organisation ou agent public – est au cœur de notre démarche. Ses besoins, ses attentes, ses comportements numériques guident l’ensemble de la conception des services. L’objectif est d’offrir des parcours clairs, efficaces et accessibles à toutes et à tous.
3. Une démarche participative
Nous impliquons activement les parties prenantes à chaque étape : administrations, experts métier, représentants des usagers, équipes techniques. Cette collaboration constante permet de garantir la pertinence des solutions, leur adoption sur le terrain, et une amélioration continue fondée sur les réalités du terrain.
4. Un numérique inclusif et éco-conçu
La stratégie accorde une attention particulière aux enjeux d’accessibilité, d’inclusion numérique et de sobriété environnementale. Les sites sont conçus pour être accessibles à tous, conformément aux normes WCAG, tout en intégrant des principes d’écoconception qui limitent l’impact environnemental de notre présence numérique.
Les différentes phases de construction de la famille sont les suivantes :
Au début de la construction d’une famille, le Project & Account Manager (PAM) de la famille thématique organise une réunion de démarrage avec les institutions publiques concernées. L’objectif est de (ré-)expliquer les différentes phases qui compose la construction de la famille, les différents rôles éditoriaux (cfr. Rôles et Responsabilités), le planning et les contributions attendues.
La phase d’analyse des besoins
La phase de construction de l’architecture de la famille
La phase d’onboarding des rôles au sein des institutions publiques
La phase d’intégration des contenus dans le site thématique
1) La phase d’analyse des besoins
1.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques
Phase | Action | Contribution institutions publiques |
|---|---|---|
Pré-analyse | Analyse des sites web concernés et considérés “in-scope” de la famille thématique. | Les institutions publiques partagent les sites web qu’elles gèrent et considérés “in-scope” de la famille thématique. |
Collection des données | Questionnaire d’analyse des besoins | Répondre au questionnaire avec les informations suivantes :
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Réunion d’approfondissement | Participer à une réunion afin d’approfondir les points partagés | |
Création et planification du backlog | Priorisation des demandes | Rien n’est attendu des institutions publiques pour cette phase |
Présentation backlog | Participation à la réunion de présentation du backlog priorisé |
2) La phase de construction de l’architecture de la famille
2.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques
Phase | Action | Contribution institutions publiques |
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|---|---|---|---|---|
Structure | Liste des tâches |
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| Données statistiques | Donner accès aux données statistiques des sites concernés : Partager l’extraction de toutes le(s) pages web présent(ent) sur leur(s) site(s) web avec par page le nb de vues & date de publication |
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| Définition du panel | Valider la segmentation du panel |
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| Card sorting (test utilisateurs) | Rien n’est attendu des institutions publiques pour cette phase |
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| Catégorisation et priorisation des tâches (selon le test utilisateurs) |
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| Rationalisation des contenus existants | Revue et validation de la rationalisation des contenus existants |
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Mapping des contenus dans la structure | Revue et validation du mapping proposé pour les pages à conserver |
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Construction de la microstructure / tâche principale |
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Validation de la microstructure / tâche principale | Revoir et valider la microstructure obtenue à la suite du workshop |
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2.2) Méthodologie pour la rationalisation des contenus
Afin de gagner en efficacité lors du mapping des contenus dans la nouvelle architecture, il est préférable de rationaliser et de “nettoyer” les pages existantes sur les sites des institutions publiques avant de commencer l'exercice de mapping. Une procédure pour “nettoyer” le contenu selon des critères rationnels est la meilleure façon de procéder.
Veuillez trouver ci-dessous le tableau de rationalisation reprenant les critères utilisés pour la rationalisation :
Date de publication | Dernières visites | Macrostructure be.brussels | Objectifs stratégiques | Obligation légale | A conserver? |
|---|---|---|---|---|---|
Est-ce le contenu a été publié il y a moins de 6 mois? | Est-ce que le contenu a été visité les 6 derniers mois? | Est-ce que le contenu a une place logique dans la macrostructure définie? | Est-ce que le contenu répond à un objectif stratégique de l’institution publique? | Est-ce que le contenu répond à une obligation légale pour l’institution publique? | Suivant les réponses aux critères est-ce que ce contenu doit être conservé? |
Non | Non | Non | Non | Non | Non |
Non | Oui | Non | Non | Non | Oui |
Oui | Non | Non | Non | Non | Oui |
Oui | Oui | Oui | Non | Non | Oui |
Oui | Oui | Non | Oui | Non | Oui |
Oui | Oui | Non | Non | Oui | Oui |
3) La phase d’onboarding des rôles au sein des institutions publiques
Cette phase a pour objectif de former les différents rôles au sein des institutions publiques d’une part aux règles éditoriales et à la gouvernance à respecter dans le cadre des site be.brussels ainsi qu'à la prise en main de l’outil CMS pour la gestion des contenus en autonomie.
A la suite de cette phase d’onboarding les publishers recevront les accès au CMS afin de pouvoir commencer à gérer les contenus pour le compte de leur institution publique.
3.1) Formations des institutions publiques
Deux formations sont prévues dans le cadre de cette phase d’onboarding:
Formation éditoriale et gouvernance | Formation pratique CMS |
|---|---|
Objectif : Vous familiariser avec les sites be.brussels en passant au travers :
| Objectif : Vous accompagner dans la prise en main de l'outil CMS (content management system) déployé pour la gestion du contenu des sites be.brussels:
|
Compétences qui seront développées :
| Compétences qui seront développées :
|
Rôles concernés au sein de votre institution publique :
| Rôles concernés au sein de votre institution publique :
|
4) La phase d’intégration des contenus dans le site thématique
Pendant la phase d’intégration du contenu, les contenus prévus dans le site thématique be.brussels vont être créés ou retravaillés puis intégrés dans le site. Cette phase se déroule par sprint (1 sprint = 3 semaines) ET par famille.
4.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques
Phase | Actions | Contribution institution publique |
|---|---|---|
Avant Sprint | Analyse du contenu | Confirmer disponibilité des ressources du côté de l’institution publique pour travailler sur les contenus |
Planification du contenu | Partage du planning en interne vers les ressources pour assurer la livraison | |
Pendant Sprint | Collecter et combiner toutes les ressources nécessaires pour la création du contenu (Content Owner) ET/OU Rediger et faire valider le contenu (Content Writer) ET/OU Intégrer le contenu dans le CMS, faire valider les pages finales et publier (Publisher) | Les rôles de content owner, content writer et publisher sont assurés par des personnes au sein des institutions publiques. Note: Cas particulier dans le cas de contenus transversaux qui concernent plusieurs institutions publiques dans ce cas le content writer et publisher sont assurés par le compétence center SWR. |
4.2) Réunions
Durant chaque sprint, deux réunions hebdomadaires par famille, appelées « Weekly Stand Up » (tous les lundis) et « Sprint Review » (le dernier vendredi du sprint) auront lieu avec l’Editorial Specialist, le Content Writer et le Publisher des institutions publiques concernées. L’objectif étant de :
Suivre l’avancement de la construction de la famille (création, validation et intégration du contenu dans le CMS).
Revoir le statut des tickets JIRA en cours.
Identifier et résoudre des éventuels blockers.
B. Procédure de création de nouveau contenu/modification de contenu existant
Pour garantir une cohérence et une mise à jour constante des contenus du site be.brussels, différents types de changements éditoriaux peuvent survenir en Business As Usual (BAU).
Trois types distincts de changements éditoriaux existent :
Mise à jour d’un contenu existant
Création d’une actualité
Création d’un nouveau contenu
Pour chaque type, il convient à l’institution publique de déterminer si le contenu à modifier/créer est spécifique à elle-même ou transversale à plusieurs institutions ou familles thématiques.
Contenu spécifique | Contenu transversal | Contenu transversal |
|---|---|---|
L’institution procède elle-même au changement. Si celle-ci a besoin d’aide, elle contacte l’équipe éditoriale du projet SWR à rws.info@paradigm.brussels pour une prise en charge de la demande. | L’institution contacte l’équipe éditoriale du projet SWR afin que sa demande soit traitée et prise en compte dans l’« Editorial Board » à venir (cfr. Section Réunions SWR). | L’institution contacte l’équipe éditoriale du projet SWR afin que sa demande soit traitée et prise en compte dans un « Cross Editorial Board » (cfr. Section Réunions SWR). |
Pour tout e-mail envoyé à rws.info@paradigm.brussels, les informations suivantes sont requises :
Type de changement éditorial (mise à jour d’un contenu existant, création d’une actualité, création d’un nouveau contenu) ;
La/les institution(s) publique(s) concernée(s) ;
Le document de briefing complété dans les 3 langues :
Briefing basic page
Briefing administration page
Briefing news
Les assets (images, vidéos, icônes, etc.).
Une fois la demande réceptionnée, une analyse éditoriale est réalisée. S’ensuit une phase de suivi avec la/les institution(s) concernée(s), y compris des réunions ad hoc si nécessaire, et le (Cross) Editorial Board en cas de contenu transversal.
Pour rappel, l’institution public peut faire des modifications uniquement sur un contenu dont il est responsable (content owner). Si ce contenu est transversal ou ne lui appartient pas, la demande doit être adressée à rws.info@paradigm.brussels.
C. Procédure d’escalation
La procédure d’escalation permet de résoudre un éventuel problème et/ou une situation critique en lien avec le contenu éditorial du site be.brussels, à titre d’exemple :
Publication de contenu confidentiel ou sensible sur le site ;
Conflit entre les Institutions publiques/Cabinets pour la publication d’un contenu transversal ;
Demande urgente pour ajouter/modifier/supprimer une information présente sur le site.
La procédure d’escalation ci-dessous doit être activée par l’Editorial Specialist de la famille (équipe projet), en cas de problème transversal à toutes les familles.
L’Editorial Specialist identifie un désaccord entre les institutions publiques. Il analyse si le sujet est spécifique à une famille ou non :
Si le sujet est spécifique à une famille : une proposition de mitigation est faite.
Si le sujet n’est pas spécifique à une famille : le sujet est discuté durant un « Cross Editorial Board» avec proposition d’une solution de mitigation par la suite.
Si la solution de mitigation n’est pas acceptée par les institutions, le sujet est envoyé aux SPOCS des Cabinets de tutelle et secondaire de la famille (cfr. Liste des cabinets de tutelle et secondaire par famille).
Une décision est prise en comité par le/les cabinets de tutelle et secondaire avant d’être envoyée à l’Editorial Specialist.
D. Réunions RWS
Editorial boards
Quand ? Toutes les 3 semaines.
Où ? Par Teams
Qui ? Les Responsables Communication/Content Owners des institutions publiques concernées par une création/màj de contenu transversal à plusieurs institutions + l’équipe éditoriale SWR.
Quoi ?
Discuter et valider les demandes de création/màj de contenu transversal.
Identifier et analyser les ajouts de demandes complémentaires si nécessaire.
Définir l’emplacement du contenu sur be.brussels, dans le cadre d’une création de contenu.
Suivre l’évolution des demandes transversales en cours et planifier les next steps.
Cross Editorial boards
Quand ? Ponctuellement.
Où ? Par Teams
Qui ? Les Responsables Communication/Content Owners des institutions publiques concernées par une création/màj de contenu transversal à plusieurs familles thématiques + l’équipe éditoriale SWR.
Quoi ?
Examiner et approuver les demandes de création ou de mise à jour de contenu impliquant plusieurs familles thématiques.
Identifier et évaluer les besoins supplémentaires éventuels en matière de contenu transversal.
Déterminer l'emplacement optimal du contenu sur be.brussels, au sein des différentes familles thématiques.
Suivre et planifier les étapes à venir.
RWS Pulse Session
Quand ? Une fois par trimestre.
Qui ? Tous les SPOCS de chaque institution publique + l’équipe projet SWR.
Quoi ?
Fournir les statistiques et autres données pertinentes sur la performance du site.
Échanger sur les best practices liées à certains contenus publiés durant le trimestre.
Partager des inspirations avec des benchmarks et des idées novatrices.
Partager des nouveautés sur notre site et développements à venir
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