2.2 Procédures éditoriales

2.2 Procédures éditoriales

La gestion éditoriale de be.brussels implique plusieurs procédures pour garantir la qualité, la cohérence et la pertinence du contenu.

Il est important de distinguer la procédure éditoriale en phase de :

  • BUILD : construction d’une famille thématique.

  • RUN : création de nouveau contenu/modification de contenu existant.


A.   Procédure de construction d’une famille thématique

Nos principes méthodologiques

La Stratégie Web Régionale repose sur une approche rigoureuse, centrée sur l’utilisateur, participative et responsable. Chaque décision, chaque développement, chaque évolution du dispositif numérique régional est guidé par les principes suivants :

1. Les faits avant les opinions

Nos décisions s’appuient sur des données objectives, des analyses concrètes et des indicateurs mesurables. Plutôt que de se fier à des intuitions ou à des impressions, nous privilégions les faits, les usages réels et les retours terrain pour orienter les choix stratégiques et techniques.

2. Priorité à l’utilisateur

L’utilisateur final – qu’il soit citoyen, entreprise, organisation ou agent public – est au cœur de notre démarche. Ses besoins, ses attentes, ses comportements numériques guident l’ensemble de la conception des services. L’objectif est d’offrir des parcours clairs, efficaces et accessibles à toutes et à tous.

3. Une démarche participative

Nous impliquons activement les parties prenantes à chaque étape : administrations, experts métier, représentants des usagers, équipes techniques. Cette collaboration constante permet de garantir la pertinence des solutions, leur adoption sur le terrain, et une amélioration continue fondée sur les réalités du terrain.

4. Un numérique inclusif et éco-conçu

La stratégie accorde une attention particulière aux enjeux d’accessibilité, d’inclusion numérique et de sobriété environnementale. Les sites sont conçus pour être accessibles à tous, conformément aux normes WCAG, tout en intégrant des principes d’écoconception qui limitent l’impact environnemental de notre présence numérique.

 

Les différentes phases de construction de la famille sont les suivantes :

Au début de la construction d’une famille, le Project & Account Manager (PAM) de la famille thématique organise une réunion de démarrage avec les institutions publiques concernées. L’objectif est de (ré-)expliquer les différentes phases qui compose la construction de la famille, les différents rôles éditoriaux (cfr. Rôles et Responsabilités), le planning et les contributions attendues.

  1. La phase d’analyse des besoins

  2. La phase de construction de l’architecture de la famille

  3. La phase d’onboarding des rôles au sein des institutions publiques

  4. La phase d’intégration des contenus dans le site thématique

1) La phase d’analyse des besoins

1.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques

Phase

Action

Contribution institutions publiques

Phase

Action

Contribution institutions publiques

Pré-analyse

Analyse des sites web concernés et considérés “in-scope” de la famille thématique.

Les institutions publiques partagent les sites web qu’elles gèrent et considérés “in-scope” de la famille thématique.

Collection des données

Questionnaire d’analyse des besoins

Répondre au questionnaire avec les informations suivantes :

  • Fonctionnalités nécessaires


  • Fonctionnalités souhaitées pour le futur


  • Organisation éditoriale de l’institution publique


Réunion d’approfondissement

Participer à une réunion afin d’approfondir les points partagés

Création et planification du backlog

Priorisation des demandes

Rien n’est attendu des institutions publiques pour cette phase

Présentation backlog

Participation à la réunion de présentation du backlog priorisé

2) La phase de construction de l’architecture de la famille

2.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques

Phase

Action

Contribution institutions publiques

 

 

Phase

Action

Contribution institutions publiques

 

 

Structure

Liste des tâches

  • Revoir et compléter la liste des tâches

  • Valider la liste finale des tâches

 

 

 

Données statistiques

Donner accès aux données statistiques des sites concernés : Partager l’extraction de toutes le(s) pages web présent(ent) sur leur(s) site(s) web avec par page le nb de vues & date de publication

 

 

 

Définition du panel

Valider la segmentation du panel

 

 

 

Card sorting (test utilisateurs)

Rien n’est attendu des institutions publiques pour cette phase

 

 

 

Catégorisation et priorisation des tâches (selon le test utilisateurs)

  • Participer et contribuer à la réunion de présentation de la catégorisation et priorisation des tâches

  • Valider la catégorisation et priorisation des tâches

 

 

 

Rationalisation des contenus existants

Revue et validation de la rationalisation des contenus existants

 

 

Mapping des contenus dans la structure

Revue et validation du mapping proposé pour les pages à conserver

 

 

Construction de la microstructure / tâche principale

  • Participer au(x) workshops (1 workshop / tâche principale identifié pour la famille)

  • En amont ou pendant le workshop il faudra que l’institution publique :

  • Identifie le/les content owners de chaque page/section de page(s)…

  • Identifier le nombre de sous-tâches à prévoir pour intégrer les contenus et leur relation

  • Définir l’effort editorial attendu pour l’intégration du contenu dans le site be.brussels

 

 

Validation de la microstructure / tâche principale

Revoir et valider la microstructure obtenue à la suite du workshop

 

 

2.2) Méthodologie pour la rationalisation des contenus

Afin de gagner en efficacité lors du mapping des contenus dans la nouvelle architecture, il est préférable de rationaliser et de “nettoyer” les pages existantes sur les sites des institutions publiques avant de commencer l'exercice de mapping. Une procédure pour “nettoyer” le contenu selon des critères rationnels est la meilleure façon de procéder.

Veuillez trouver ci-dessous le tableau de rationalisation reprenant les critères utilisés pour la rationalisation :

Date de publication
(> 6 mois)

Dernières visites
(> 6 mois)

Macrostructure be.brussels

Objectifs stratégiques

Obligation légale

A conserver?

Date de publication
(> 6 mois)

Dernières visites
(> 6 mois)

Macrostructure be.brussels

Objectifs stratégiques

Obligation légale

A conserver?

Est-ce le contenu a été publié il y a moins de 6 mois?

Est-ce que le contenu a été visité les 6 derniers mois?

Est-ce que le contenu a une place logique dans la macrostructure définie?

Est-ce que le contenu répond à un objectif stratégique de l’institution publique?

Est-ce que le contenu répond à une obligation légale pour l’institution publique?

Suivant les réponses aux critères est-ce que ce contenu doit être conservé?

Non

Non

Non

Non

Non

Non

Non

Oui

Non

Non

Non

Oui

Oui

Non

Non

Non

Non

Oui

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Oui

Oui

Non

Oui

Non

Oui

Oui

Oui

Non

Non

Oui

Oui

3) La phase d’onboarding des rôles au sein des institutions publiques

Cette phase a pour objectif de former les différents rôles au sein des institutions publiques d’une part aux règles éditoriales et à la gouvernance à respecter dans le cadre des site be.brussels ainsi qu'à la prise en main de l’outil CMS pour la gestion des contenus en autonomie.

A la suite de cette phase d’onboarding les publishers recevront les accès au CMS afin de pouvoir commencer à gérer les contenus pour le compte de leur institution publique.

3.1) Formations des institutions publiques

Deux formations sont prévues dans le cadre de cette phase d’onboarding:

Formation éditoriale et gouvernance

Formation pratique CMS

Formation éditoriale et gouvernance

Formation pratique CMS

Objectif : Vous familiariser avec les sites be.brussels en passant au travers :

  • Du design et de la charte graphique

  • De la structure à respecter

  • Normes éditoriales et rédactionnelles (incluant l'aspect SEO)

  • Gouvernance éditoriale → elle permettra d'assurer la cohérence, la qualité et l'alignement avec les directives éditoriales régionales.

Objectif : Vous accompagner dans la prise en main de l'outil CMS (content management system) déployé pour la gestion du contenu des sites be.brussels:

  • Structure de l'outil CMS

  • Présentation des fonctionnalités et composants à disposition (off-the-shelf) pour la création de contenu

  • Cas pratiques

  • Rappel de la gouvernance éditoriale spécifiquement pour le rôle de publisher

Compétences qui seront développées :

  • Compréhension de la structure des sites be.brussels

  • Demander l'intégration d'un contenu dans les sites be.brussels

  • Création de contenus suivant les normes éditoriales et rédactionnelles (rédactions, assets ...)

  • Gestion des contenus transversaux à plusieurs institutions publiques

  • Rapporter un problème ou poser une question

Compétences qui seront développées :

  • Intégration et mise à jour de tous types de contenus

  • Gestion de contenus existants (archivage, suppression...)

  • Traduction de contenus

  • Rapporter un problème ou poser une question

Rôles concernés au sein de votre institution publique :

  • Responsable communication (obligatoire)

  • Content owner(s) (obligatoire)

  • Content writer(s) (obligatoire)

  • Publisher(s) (facultatif)

  • Expert(s) thématique (facultatif)

Rôles concernés au sein de votre institution publique :

  • Publisher(s) (obligatoire)

 

4) La phase d’intégration des contenus dans le site thématique

Pendant la phase d’intégration du contenu, les contenus prévus dans le site thématique be.brussels vont être créés ou retravaillés puis intégrés dans le site. Cette phase se déroule par sprint (1 sprint = 3 semaines) ET par famille.

4.1) Les étapes principales et contribution des institutions publiques

Phase

Actions

Contribution institution publique

Phase

Actions

Contribution institution publique

Avant Sprint

Analyse du contenu

Confirmer disponibilité des ressources du côté de l’institution publique pour travailler sur les contenus

Planification du contenu

Partage du planning en interne vers les ressources pour assurer la livraison

Pendant Sprint

Collecter et combiner toutes les ressources nécessaires pour la création du contenu (Content Owner)

ET/OU

Rediger et faire valider le contenu (Content Writer)

ET/OU

Intégrer le contenu dans le CMS, faire valider les pages finales et publier (Publisher)

Les rôles de content owner, content writer et publisher sont assurés par des personnes au sein des institutions publiques.

Note: Cas particulier dans le cas de contenus transversaux qui concernent plusieurs institutions publiques dans ce cas le content writer et publisher sont assurés par le compétence center SWR.

4.2) Réunions

Durant chaque sprint, deux réunions hebdomadaires par famille, appelées « Weekly Stand Up » (tous les lundis) et « Sprint Review » (le dernier vendredi du sprint) auront lieu avec l’Editorial Specialist, le Content Writer et le Publisher des institutions publiques concernées. L’objectif étant de :

  • Suivre l’avancement de la construction de la famille (création, validation et intégration du contenu dans le CMS).

  • Revoir le statut des tickets JIRA en cours.

  • Identifier et résoudre des éventuels blockers.

 

B. Procédure de création de nouveau contenu/modification de contenu existant

Pour garantir une cohérence et une mise à jour constante des contenus du site be.brussels, différents types de changements éditoriaux peuvent survenir en Business As Usual (BAU).

Trois types distincts de changements éditoriaux existent :

  1. Mise à jour d’un contenu existant

  2. Création d’une actualité

  3. Création d’un nouveau contenu

Pour chaque type, il convient à l’institution publique de déterminer si le contenu à modifier/créer est spécifique à elle-même ou transversale à plusieurs institutions ou familles thématiques.

Contenu spécifique

Contenu transversal
(à plusieurs institutions)

Contenu transversal
(à plusieurs familles thématiques)

Contenu spécifique

Contenu transversal
(à plusieurs institutions)

Contenu transversal
(à plusieurs familles thématiques)

L’institution procède elle-même au changement.

Si celle-ci a besoin d’aide, elle contacte l’équipe éditoriale du projet SWR à rws.info@paradigm.brussels pour une prise en charge de la demande.

L’institution contacte l’équipe éditoriale du projet SWR afin que sa demande soit traitée et prise en compte dans l’« Editorial Board » à venir (cfr. Section Réunions SWR).

L’institution contacte l’équipe éditoriale du projet SWR afin que sa demande soit traitée et prise en compte dans un « Cross Editorial Board » (cfr. Section Réunions SWR).

Gouvernance_Boards.png
Gouvernance des boards éditoriaux

Pour tout e-mail envoyé à rws.info@paradigm.brussels, les informations suivantes sont requises :

  • Type de changement éditorial (mise à jour d’un contenu existant, création d’une actualité, création d’un nouveau contenu) ;

  • La/les institution(s) publique(s) concernée(s) ;

  • Le document de briefing complété dans les 3 langues :

    • Briefing basic page

    • Briefing administration page

    • Briefing news

  • Les assets (images, vidéos, icônes, etc.).

Une fois la demande réceptionnée, une analyse éditoriale est réalisée. S’ensuit une phase de suivi avec la/les institution(s) concernée(s), y compris des réunions ad hoc si nécessaire, et le (Cross) Editorial Board en cas de contenu transversal.

Pour rappel, l’institution public peut faire des modifications uniquement sur un contenu dont il est responsable (content owner). Si ce contenu est transversal ou ne lui appartient pas, la demande doit être adressée à rws.info@paradigm.brussels.

C. Procédure d’escalation

La procédure d’escalation permet de résoudre un éventuel problème et/ou une situation critique en lien avec le contenu éditorial du site be.brussels, à titre d’exemple :

  • Publication de contenu confidentiel ou sensible sur le site ;

  • Conflit entre les Institutions publiques/Cabinets pour la publication d’un contenu transversal ;

  • Demande urgente pour ajouter/modifier/supprimer une information présente sur le site.

La procédure d’escalation ci-dessous doit être activée par l’Editorial Specialist de la famille (équipe projet), en cas de problème transversal à toutes les familles.

 

  1. L’Editorial Specialist identifie un désaccord entre les institutions publiques. Il analyse si le sujet est spécifique à une famille ou non :

    1. Si le sujet est spécifique à une famille : une proposition de mitigation est faite.

    2. Si le sujet n’est pas spécifique à une famille : le sujet est discuté durant un « Cross Editorial Board» avec proposition d’une solution de mitigation par la suite.

  2. Si la solution de mitigation n’est pas acceptée par les institutions, le sujet est envoyé aux SPOCS des Cabinets de tutelle et secondaire de la famille (cfr. Liste des cabinets de tutelle et secondaire par famille).
    Une décision est prise en comité par le/les cabinets de tutelle et secondaire avant d’être envoyée à l’Editorial Specialist.

D. Réunions RWS

Editorial boards

Quand  ? Toutes les 3 semaines.

Où ? Par Teams

Qui  ? Les Responsables Communication/Content Owners des institutions publiques concernées par une création/màj de contenu transversal à plusieurs institutions + l’équipe éditoriale SWR.

Quoi ?

  • Discuter et valider les demandes de création/màj de contenu transversal.

  • Identifier et analyser les ajouts de demandes complémentaires si nécessaire.

  • Définir l’emplacement du contenu sur be.brussels, dans le cadre d’une création de contenu.

  • Suivre l’évolution des demandes transversales en cours et planifier les next steps.

Cross Editorial boards

Quand  ? Ponctuellement.

Où ? Par Teams

Qui  ? Les Responsables Communication/Content Owners des institutions publiques concernées par une création/màj de contenu transversal à plusieurs familles thématiques + l’équipe éditoriale SWR.

Quoi ?

  • Examiner et approuver les demandes de création ou de mise à jour de contenu impliquant plusieurs familles thématiques.

  • Identifier et évaluer les besoins supplémentaires éventuels en matière de contenu transversal.

  • Déterminer l'emplacement optimal du contenu sur be.brussels, au sein des différentes familles thématiques.

  • Suivre et planifier les étapes à venir.

RWS Pulse Session

Quand ? Une fois par trimestre.

Qui ? Tous les SPOCS de chaque institution publique + l’équipe projet SWR.

Quoi ?

  • Fournir les statistiques et autres données pertinentes sur la performance du site.

  • Échanger sur les best practices liées à certains contenus publiés durant le trimestre.

  • Partager des inspirations avec des benchmarks et des idées novatrices.

  • Partager des nouveautés sur notre site et développements à venir

 

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